Korekta sprzedaży na kasie fiskalnej – 2014

korekta sprzedaży na kasie fiskalnej

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek rejestrować sprzedaż na ich rzecz za pomocą kas rejestrujących (tzw. kasy fiskalne, drukarki fiskalne).

Po wystawieniu paragonu może zaistnieć potrzeba korekty danych dot. sprzedaży zarejestrowanej na kasie. Korekta może być konieczna nawet w sytuacji, gdy przedsiębiorca dochował wszelkiej staranności, aby wystawione dokumenty odpowiadały stanowi faktycznemu w momencie wystawienia paragonu (np. rabat dla klienta udzielony po sprzedaży, reklamacja). Nierzadkie są również sytuacje, gdy podczas wystawiania paragonu doszło do pomyłki.

Może wystąpić kilka przypadków:

  • sprzedaż korygowana jest do zera (np. całkowity zwrot, reklamacje, omyłki na kasie fiskalnej),
  • sprzedaż korygowana jest w części (zarówno zwiększenie sprzedaży jak i zmniejszenie),
  • daną sprzedaż dokumentuje oprócz paragonu faktura lub rachunek.

Każdy z tych przypadków wymaga nieco innego postępowania.

Paragon jako jedyny dokument fiskalny potwierdzający sprzedaż – całkowite anulowanie zarejestrowanej sprzedaży – reklamacje i zwroty

Przepisy od 1 października 2013 określają szczegółowo korekty sprzedaży zarejestrowanej na kasie za pomocą ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji.

Ewidencja zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług powinna zawierać:

1) datę sprzedaży;

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Paragony z kasy fiskalnej bardzo szybko blakną, wskazane jest zatem aby sporządzić jego kopię np. w formie elektronicznej lub kserokopię i dołączenie do w/w ewidencji.

Błędnie lub omyłkowo wystawiony paragon – oczywiste pomyłki

Ewidencja stosowana w przypadku oczywistej pomyłki zawierać powinna dane:

1) błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),

2) opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Ponadto podatnik powinien zarejestrować na kasie sprzedaż wystawiając prawidłowy paragon.

Zwiększenie sprzedaży lub korekta niecałkowita

W przypadku, kiedy następuje częściowy lub całkowity zwrot wpisujemy dane w ewidencji i nie wystawiamy nowego paragonu.

Nowy paragon wystawiamy w przypadku oczywistej pomyłki lub zwiększenia sprzedaży.

Przykład: oryginalny źle wystawiony paragon opiewał na 120 zł brutto, powinien zostać wystawiony na 100 zł brutto.

Do ewidencji pomyłek wpisujemy paragon na 120 zł brutto, wystawiamy drugi na kwotę 100 zł brutto.

Zwiększenie sprzedaży – nowa sprzedaż skutkuje natomiast koniecznością wystawienia nowego paragonu.

Do paragonu z kasy fiskalnej wystawiony został rachunek imienny

1. Zmniejszenie sprzedaży dokumentowane jest wystawieniem noty uznaniowej (lub faktury korygującej dla 2014 roku).

2. Zwiększenie sprzedaży dokumentowane jest wystawieniem kolejnego rachunku sprzedaży i kolejnego paragonu. Paragon podpinamy do kopii rachunku.

Do paragonu z kasy fiskalnej wystawiona została faktura imienna

1. Zmniejszenie sprzedaży w takiej sytuacji następuje przez wystawienie faktury korygującej.

2. W przypadku, kiedy następuje zwiększenie sprzedaży – wystawić należy nowy paragon oraz fakturę korygującą. Paragon podpinamy do kopii faktury korygującej.

Do paragonu z kasy fiskalnej wystawiono rachunki i faktury na rzecz firmy, instytucji lub fundacji

Sprzedaż na rzecz tych podmiotów nie musi być rejestrowana na kasie fiskalnej. Są jednak sytuacje, kiedy najpierw sprzedaż jest rejestrowana na kasie fiskalnej a potem dopiero wystawiający paragon dowiaduje się, iż sprzedaż jest na rzecz np. innej firmy. Taka sytuacja nie należy do rzadkości.

Korektę takiej sprzedaży zarejestrowanej na kasie z późniejszym wystawieniem rachunku lub faktury na inny podmiot gospodarczy przeprowadza wystawiając fakturę korygującą lub notę uznaniową (do 2013). Nie mamy obowiązku wystawiania kolejnego paragonu, jeśli wskutek korekty zwiększy się nasza sprzedaż.

Księgowanie podatku VAT w przypadku zwiększenia sprzedaży

Zwiększenie podatku VAT należnego do sprzedaży musi zostać ujęte w VAT w tym okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy od sprzedaży – nie w okresie w którym wystawiono nowy paragon czy fakturę korygującą (tzn. w tym samym okresie, w którym sprzedaż udokumentowana pierwszym paragonem była ujęta w ewidencjach sprzedaży VAT).

Korekty sprzedaży nieobjęte nowymi przepisami

Na kasie rejestrującej ujęte są operacje, które niekiedy należy zaksięgować w księgach i ewidencjach VAT w datach, które nie odpowiadają dacie wystawienia paragonu/raportu z kasy. Należą do nich przede wszystkim otrzymane zaliczki od osób fizycznych czy sprzedaż, dla której obowiązek podatkowy VAT nie pokrywa się z datą wystawienia paragonu – np. do końca 2013 sprzedaż wysyłkową za pobraniem na rzecz osób fizycznych rejestrujemy na kasie fiskalnej w dniu wysyłki, natomiast podatek VAT z tej sprzedaży należy wykazać w okresie, w którym otrzymano płatność z pobrania. Bardzo często są to różne okresy.

Rozporządzenie aktualnie nie formalizuje ewidencji służących prawidłowemu ujęciu obrotu w takich sytuacjach – uregulowanie objęło tylko zwroty, reklamacje i oczywiste pomyłki, do których w/w sytuacje nie należą. Wskazane jest w takich przypadkach sporządzenie przez podatnika dodatkowej ewidencji (dokumentacji) mającej wyjaśnić różnice między wartościami zapisanymi w pamięci kasy fiskalnej a wartościami ujętymi w księgach i ewidencjach VAT.

Joanna Pindelska

Archiwum bloga
Pobierz blog na telefon