Deklaracje i formularze ZUS – kiedy jakie składamy

8

Formularze zgłoszeniowe

ZUS ZUA
Formularz zgłoszeniowy ZUS ZUA jest to formularz, który stosujemy w przypadku gdy zgłaszamy do ubezpieczeń siebie (przedsiębiorcę) lub pracownika i osoba zgłaszana jest objęta ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym, czyli:

  • przy zatrudnienia nowego pracownika na podstawie umowy o pracę;
  • przy zatrudnieniu nowego pracownika na umowę zlecenie w przypadku naliczania wszystkich składek ( może być bez chorobowej, która jest dobrowolna ) ale dla osoby, która nie jest studentem, nigdzie nie pracuje, czy dla osoby, która nie jest emerytem;
  • w przypadku założenia  działalność gospodarczą i z działalności będą opłacane wszystkie składki na ZUS preferencyjny albo pełny.

ZUA stosujemy też w przypadku konieczności zgłoszenia  jakieś zmiany czy korekty danych osoby ubezpieczonej np. zmiana adresu czy zmiana NFZ.

ZUA składamy go też w przypadku gdy utracimy prawo do korzystania z „ZUS preferencyjnego” (po upływie dwóch lat od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej), czyli po wyrejestrowaniu się z ZUS preferencyjnego zgłaszamy się do pełnego na ZUS ZUA.

Termin złożenia: 7 dni od dnia zatrudnienia pracownika lub zmiany danych.

ZUS ZZA
Jest to też formularz zgłoszeniowy do ZUS. Stosujemy go w przypadku kiedy opłacamy tylko składkę zdrowotną, czyli:

  • gdy zatrudniany osobę na umowę zlecenie a osoba ta jest zatrudniony w innym miejscu, gdzie jej wynagrodzenie jest nie mniejsze  niż najniższe wynagrodzenie krajowe i pracodawca odprowadza od tego wynagrodzenia składki ZUS;
  • stosuje się też w przypadku jak zakładamy działalność gospodarczą a dodatkowo jesteśmy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem nie mniejszym niż  najniższe wynagrodzenie krajowe (z działalności będzie opłacana tylko składka zdrowotna).

Na formularzu tym dokonuje się też zmiany lub korekty danych osoby ubezpieczonej.
Formularz ten składamy też jak odwieszamy działalność gospodarczą, ale tylko wtedy gdy przez okres zawieszenia uległa zmianie sytuacja ubezpieczeniowa przedsiębiorcy np. przedsiębiorca został zatrudniony na podstawie umowy o pracę z co najmniej najniższym wynagrodzeniem i może opłacać tylko składkę zdrowotną.

Termin złożenia: 7 dni od dnia zatrudnienia pracownika lub zmiany danych.

ZUS ZIUA
Formularz ten stosujemy w przypadku gdy zmianie lub korekcie ulegną dane identyfikacyjne ubezpieczonego zgłoszonego wcześniej na formularzu ZUS ZUA albo ZUS ZZA ( część III ZUS ZUA lub ZUS ZZA ) czyli np. numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, nazwisko, imię pierwsze czy data urodzenia.

Termin złożenia: 7 dni od zaistnienia zmiany.

ZUS ZCNA
Formularz ten służy do zgłoszenia danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, czyli stosujemy go gdy chcemy zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, np. dziecko (własne, małżonka czy przysposobione) oraz małżonka czy też wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.
Służy on też do zgłaszania utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny zgłoszonego wcześniej do ubezpieczenia, czyli wyrejestrowania z tego ubezpieczenia.
Na druku tym dokonuje się też zmiany czy korekty danych dotyczących członka rodziny zgłoszonego na tym druku do ubezpieczenia zdrowotnego.

Termin złożenia: 7 dni od zaistnienia zmiany.

ZUS ZWUA
Jest to formularz, który wypełnia płatnik składek :

  • w celu wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń, czyli pracownika który był zatrudniony na podstawie umowy o pracę czy umowy zlecenia.

ZUS ZWUA składamy też w przypadku gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą likwiduje tę działalność.
Składamy go też w przypadku gdy osobie prowadzącej działalność gospodarczą kończy się ZUS preferencyjny i przechodzi ona na pełny ZUS.

Ważne!
Nie składamy ZUS ZWUA w przypadku jak zawieszamy działalność gospodarczą.

Termin złożenia: 7 dni od zaistnienia zmiany.

Formularze rozliczeniowe

ZUS RCA
Formularz ZUS RCA jest załącznikiem do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.
Jest to imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach.
Płatnik składek sporządza na tym formularzu:

  • raport miesięczny,
  • raport korygujący.

W raporcie tym rozlicza się składki na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne.
Na raporcie ZUS RCA wykazujemy składki za pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę i umowę zlecenia ze składkami.
Wykazujemy też osobę prowadzącą działalność gospodarczą opłacającą za siebie składki na ZUS preferencyjny lub pełny ale jedynie w przypadku, gdy firma zatrudnia pracowników lub o0płaca składki za osobę współpracującą. Przedsiębiorcy nie zatrudniający pracowników nie składają za siebie ZUS RCA.
Na ZUS RCA wykazujemy też osobę współpracującą, jeżeli odprowadzane są za nią wszystkie składki.

ZUS RZA
Formularz ZUS RZA jest też załącznikiem do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.
Jest to imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne.
Płatnik składek sporządza na tym formularzu tak jak na ZUS RCA:

  • raport miesięczny,
  • raport korygujący.

Składa się go tylko za osoby podlegające wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu np. za osobę zatrudnioną na podstawie umowy zlecenia, tylko ze składką zdrowotną czy osobę prowadzącą działalność gospodarczą opłacającą za siebie tylko ubezpieczenie zdrowotne. Z tym, że osobę prowadząca działalność wykazujemy tylko wtedy na RZA jak zatrudnia pracowników albo osobę współpracującą.
Na ZUS RZA możemy wykazać też osobę współpracującą, za którą odprowadzana jest tylko składka zdrowotna.

ZUS RSA
Formularz ZUS RSA jest to też załącznik do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.
Jest to imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.
Płatnik składek sporządza na tym formularzu tak jak na ZUS RCA i RZA:

  • raport miesięczny,
  • raport korygujący.

Płatnik składek sporządza ten formularz w celu:

  • przekazania informacji o wypłaconych świadczeniach np. wynagrodzeniu chorobowym, zasiłku chorobowym, opiekuńczym, macierzyńskim,
  • i o przerwach w opłacaniu składek np. urlopie bezpłatnym, nieobecności usprawiedliwionej.

DEKLARACJA ZUS DRA
Jest to deklaracja rozliczeniowa do ZUS.
Na formularzu ZUS DRA sporządzamy:

  • deklarację rozliczeniową,
  • deklarację korygującą.

W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA płatnik składek rozlicza składki oraz wypłacone w danym miesiącu świadczenia podlegające rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.
Cały komplet dokumentów rozliczeniowych składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych czyli, odpowiednio formularzy ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA.
Jeżeli zatrudniamy pracowników to deklarację ZUS DRA oraz dołączone do niej odpowiednie raporty składamy do ZUS co miesiąc.
Natomiast płatnik rozliczający składki wyłącznie na własne ubezpieczenia przekazuje tylko deklarację rozliczeniową ZUS DRA. W przypadku firm nie zatrudniających pracowników obowiązek składania deklaracji ZUS DRA został ograniczony tylko do złożenia pierwszej deklaracji za pełny miesiąc, w kolejnych przyjmuje się, że zobowiązanie nie ulega zmianie i jedynie opłaca się składki. Dopiero zmiana w wysokości opłacanych składek (np. z powodu zwolnienia chorobowego) wywołuje obowiązek złożenia deklaracji.
W przypadku zwolnienia lekarskiego osoby prowadzącej działalność deklarację składamy za każdy miesiąc przebywania na zasiłku chorobowym. Tak samo będzie w przypadku zasiłku macierzyńskiego osoby prowadzącej działalność.
Deklarację ZUS DRA w przypadku jednoosobowej działalności należy też złożyć gdy odwieszamy zawieszoną wcześniej działalność. Składamy ją za pierwszy pełny miesiąc po odwieszeniu, czyli np. odwieszamy działalność 25 lipca to DRA składamy za lipiec i sierpień ( lipiec nie jest pełnym miesiącem i jest nim dopiero sierpień).
W przypadku jednoosobowej działalności i osoby współpracującej deklarację ZUS DRA i raporty ZUS RCA albo ZUS RZA za osobę prowadząca działalność i osobę współpracującą składamy za pierwszy pełny miesiąc a później jak nastąpią jakieś zmiany u któryś z tych osób.

Terminy składania deklaracji ZUS DRA:
Płatnik składek składa osobiście lub przesyła ( pocztą lub elektronicznie) do ZUS, w tym samym terminie deklarację rozliczeniową wraz z dołączonymi do niej imiennymi raportami miesięcznymi oraz opłaca składki za dany miesiąc nie później niż:

  • do 5 dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa
  • pomocnicze,
  • do 10 dnia następnego miesiąca – osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie,
  • do 15 dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy.

Ważne!
Płatnik składek ma obowiązek sprawdzenia prawidłowości danych przekazanych do ZUS w imiennych raportach miesięcznych dotyczącym danego roku kalendarzowego ale nie później niż do dnia 30 kwietnia następnego roku. I w przypadku gdy stwierdzi on jakieś nieprawidłowości powinien złożyć dokumenty rozliczeniowe korygujące za ten okres.
Mówi o tym art. 41 ust. 7 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( Dz.U. z 2009 r., nr 205, poz. 1585, z późn. zm.)
Ale jest przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki projekt założeń ustawy o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce, który przewiduje zniesienie tego obowiązku.

Inne formularze:

ZUS ZSWA
Formularz ZUS ZSWA jest formularzem, który jest składany w celu zgłoszenia okresów pracy, w których ubezpieczony wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych.
Czyli, dokonujemy na nim zgłoszenia i korekty danych o pracy w szczególnych warunkach lub o
szczególnym charakterze.
Płatnicy składek zatrudniający pracowników pracujących w szczególnych warunkach lub wykonujących pracę o szczególnym charakterze dokonują zgłaszania ich danych do 31 marca każdego roku kalendarzowego za rok poprzedni.
Na podstawie informacji zawartych na formularzu ZSWA ZUS sporządza na kontach ubezpieczonych listę danych poszczególnych pracowników, które dotyczą okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
W przyszłości informacje te mogą okazać się pomocne do przyznania np. emerytury pomostowej dla takich pracowników.

ZUS RMUA
Formularz ZUS RMUA jest imiennym raportem miesięcznym dla osoby ubezpieczonej.
Płatnik składek zobowiązany jest przekazać ubezpieczonemu (w formie pisemnej) informacje zawarte w raportach imiennych przekazanych za niego do ZUS w celu ich weryfikacji.
Te informacje płatnik składek może pracownikom przekazywać na formularzu ZUS RMUA lub w innej formie, ale muszą być spełnione wymogi określone w art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Informacja taka powinna też zawierać symbol wojewódzkiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia oraz datę jej sporządzenia, podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.
Tak było do końca grudnia 2011 r.

Ważne!
Od stycznia 2012 r. informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych przesyłanych do ZUS płatnik składek obowiązany jest przekazywać ubezpieczonemu jednorazowo w podziale na poszczególne miesiące. Płatnik będzie tego dokonywał w terminie do 28 lutego roku następnego,za rok ubiegły, na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego, w formie dokumentu elektronicznego.
Pierwszą taką zbiorczą informację płatnik przekaże ubezpieczonemu do 28 lutego 2013 r. za 2012 rok.
Z tym, że na żądanie osoby ubezpieczonej płatnik składek jest obowiązany przekazać tej osobie, ale nie częściej niż raz na miesiąc, informacje zawarte w raportach przekazanych do ZUS za miesiąc poprzedni (art. 41 ust. 8b ustawy o sus).
Oznacza to, że raport ZUS RMUA płatnik składek ( pracodawca ) może nadal jak do tej pory przekazywać osobie ubezpieczonej , czyli pracownikowi ale na jego własną prośbę, tylko raz za dany miesiąc. Natomiast obowiązany jest wystawić raport ZUS RMUA raz w roku, do końca lutego danego roku za rok poprzedni.

ZUS IWA
Jest to formularz -Informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe.
Na podstawie tej informacji ZUS ustala składkę na ubezpieczenie wypadkowe na dany rok.

ZUS IWA za dany rok zobowiązani są przekazywać do ZUS płatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

  •  byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do 31 grudnia danego roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku ,
  • a także w roku za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio miesięcznie co najmniej 10 ubezpieczonych,
  • raz w dniu 31 grudnia roku, którego dotyczy informacja byli wpisani do rejestru REGON.

Nieprzerwane zgłoszenie do ZUS oznacza, że w każdym z miesięcy danego roku przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu.
Natomiast jeżeli w którymś z miesięcy danego roku kalendarzowego płatnik składek nie zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego ani jednego ubezpieczonego to nie ma obowiązku składania w ZUS tego formularza za dany rok.

Termin złożenia ZUS IWA
Formularz ten składamy do ZUS za dany rok kalendarzowy do 31 stycznia następnego roku (art. 31 ust. 6 ustawy wypadkowej).

Małgorzata Michalak

  • Nie znaleziono podobnych wpisów
  • http://www.bromar.pl Bromar.pl

    Tomku, właśnie o to się rozchodzi. Przy przejściu z małego na duży ZUS trzeba się najpierw wyrejestrować z jednego kodu ubezpieczenia i właściwie jednocześnie zarejestrować na drugi kod ubezpieczenia. Właśnie tych drobiazgów zabrakło mi w IFI. No ale taki zabieg przeprowadza się rzadko i można te kwity nawet ręcznie wypisać.

  • M.Michalak

    Cyt. z artykułu:
    „ ZUA składamy go też w przypadku gdy utracimy prawo do korzystania z „ZUS preferencyjnego” (po upływie dwóch lat od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej), czyli po wyrejestrowaniu się z ZUS preferencyjnego zgłaszamy się do pełnego na ZUS ZUA. „
    Cyt: z artykułu:
    „ZWUA – Składamy go też w przypadku gdy osobie prowadzącej działalność gospodarczą kończy się ZUS preferencyjny i przechodzi ona na pełny ZUS. „
    Czyli, jak kończy się 24-miesięczny okres opłacania ZUS preferencyjnego to należy się wyrejestrować z ZUS preferencyjnego na druku ZUS ZWUA i z tą samą datą zarejestrować się do ZUS pełnego na druku ZUS ZUA.

  • http://www.brn.pl Tomek

    A trzeba składać wniosek przy przejściu z małego na duży zus? Po prostu składki aktualizujesz…

  • M.Michalak

    Obecnie nie jest przewidziane wprowadzenie innych formularzy poza tymi, które już są. A są w naszym serwisie: deklaracja rozliczeniowa DRA i raporty RCA, RSA, RZA oraz RMUA.

  • http://www.kalbi.pl Kalbi

    Czy można liczyć, że w IFI będą dostępne wszystkie wyżej wymienione deklaracje? Część z nich już jest, ale brak (albo nie zauważyłem) kilku, które trzeba składać np. przy przejściu z małego na duży ZUS lub gdy opłaca się tylko składkę zdrowotną.

Archiwum bloga
Pobierz blog na telefon