Blog ekspercki iFirma.pl - Księgowość internetowa

Rachunek – obowiązek wystawienia.

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Obowiązek ten wobec osób fizycznych wygasa po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (po tym czasie prawo jednak nie zabrania sprzedawcy wystawienia rachunku).

Obowiązek wystawienia rachunku, nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli.

Jeżeli kupujący zażądał rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, przedsiębiorca wystawia rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.

Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (w praktyce prze okres 6 lat).

Korekta sprzedaży.

Przepisy ordynacji podatkowej nie regulują kwestii korygowania treści rachunku i nie przewidują pojęcia „rachunku korygującego”. Z tego względu przedsiębiorcy niejednokrotnie mają liczne wątpliwości w jaki sposób dokonać korekty. Przedstawiamy najczęstsze sytuacje.

Wystawiony rachunek a brak sprzedaży.

Jeżeli do wykonania usługi lub ostatecznego wydania towaru nie doszło, wystawiony rachunek na sprzedaż, która nie miała miejsca, należy anulować.

Oryginał i kopię rachunku należy odpowiednio opisać, np. „anulowano – do transakcji nie doszło z powodu….”. Dokumenty przechowujemy wraz z innymi dokumentami przychodowymi. Jeżeli wcześniej nabywca wpłacił zaliczkę, załączamy informacje o terminie zwrotu zaliczki (np. w postaci wyciągu bankowego potwierdzającego zwrot nienależnej kwoty).

Niekiedy jednak nabywca odmawia wydania kopii rachunku. Taka sytuacja ma najczęściej miejsce, kiedy nabywca ujął już rachunek w swoich księgach (nieprzechowywanie rachunków ujętych w księgach, także dokumentujących wydatki jest bowiem zagrożone karą grzywny). Należy wystawić nabywcy odpowiednie pismo (notę anulującą), z wyraźną informacją o anulowaniu transakcji, danymi rachunku jaki został do niej wystawiony oraz okolicznościach anulowania.

Anulowania rachunku należy dokonać także w sytuacji, kiedy rachunek wystawiono dla innego podmiotu niż nabywca. Następnie na nowo wystawić rachunek – z prawidłowymi danymi nabywcy.

Wystawiony rachunek a zmiana ceny.

Zmiana ceny uwzględnionej na oryginalnym rachunku, bez względu na powód zmiany, powoduje konieczność wystawienia noty uznaniowej lub obciążeniowej. Wystawca rachunku (sprzedawca lub nabywca upoważniony do wystawiania rachunków w imieniu sprzedawcy odpowiednią umową) obciąża nabywcę lub uznaje na korzyść nabywcy odpowiednią kwotę związaną z powodem korekty (np. zmniejszenie ilości towaru powoduje zmianę ceny i wystawienie noty uznaniowej na korzyść nabywcy).
Wzór noty obciążeniowej /uznaniowej

Inne błędy w treści rachunku.

Inne błędy w treści rachunku mogą być korygowane na dwa sposoby. Rachunek można skorygować poprzez wystawienie noty korygującej, która identyfikuje rachunek, jego treść podlegającą korekcie oraz treść po korekcie – prawidłową.

Korekty można dokonać także poprzez skreślenie niewłaściwego zapisu i wpisanie poprawnego, trwale w sposób pozwalający odczytać tekst przed i po poprawce. Korekta musi być potwierdzona datą i podpisem osoby jej dokonującej. Jednakże ze względu na trudności związane z tą metodą korygowania rachunku (np. najpierw zwrot, potem odesłanie skorygowanego dokumentu może być problematyczne, jak również udowodnienie kto dokonał korekty), najczęściej przedsiębiorcy stosują noty korygujące.
Wzór noty korygującej