Zatrudnienie pracownika krok po kroku – obowiązki pracodawcy


1. Umowa o pracę

Umowa o pracę zawsze powinna być zawarta na piśmie. Ponadto forma pisemna wymagana jest również przy każdorazowej zmianie jej warunków.

Umowa o pracę powinna określać:

  • rodzaj pracy
  • miejsce wykonywania pracy
  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia
  • wymiar czasu pracy
  • termin rozpoczęcia pracy.

W ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę pracodawca powinien poinformować każdego pracownika indywidualnie na piśmie o:

  • obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy
  • częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę
  • urlopie wypoczynkowym
  • długości okresu wypowiedzenia umowy.

Jeżeli pracodawca nie tworzy regulaminu pracy to powinien informować pracownika o:

  • porze nocnej,
  • miejscu,
    terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia
  • przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Rodzaje umów o pracę:

  • umowa na okres próbny
  • umowa na czas określony
  • umowa na czas wykonania określonej pracy
  • umowa na czas nieokreślony
  • umowa na zastępstwo.

Umowa przedwstępna o pracę
Ostatnio coraz częściej firmy podpisują umowy przedwstępne o pracę z pracownikami, którzy wygrali rekrutację. Podpisanie takiej umowy z jednej strony gwarantuje, że pracownik zostanie zatrudniony u danego pracodawcy a z drugiej strony jest też zabezpieczeniem dla przyszłego pracodawcy, że pracownik podejmie u niego pracę. Jeżeli którakolwiek ze stron zmieni zdanie ponosi koszt niedotrzymania warunków umowy w postaci kary umownej.

Kodeks Pracy nie reguluje dokładnie kwestii związanych z zawieraniem umowy przedwstępnej.

Artykuły pokrewne:

2. Badania lekarskie

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy należy go wysłać na badania lekarskie.
Zgodnie z art. 229 § 4 K. p. pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.
Badania lekarskie wykonuje się na koszt pracodawcy i w miarę możliwości w godzinach pracy.
Pracownik zachowuje za ten okres prawo do wynagrodzenia.
-badania wstępne- wykonywane są przed przystąpieniem do pracy
-badania okresowe- wykonywane w czasie trwania stosunku pracy
-badania kontrolne- wykonywane przez pracownika, który przebywał na zwolnieniu lekarskim dłużej niż 30 dni.

Uwaga!

Na podstawie ustawy z 5 stycznia 2011 r. o zmianie ustawy -Kodeks pracy ( Dz. U. nr.36, poz.181 ) zniesiony zostaje obowiązek każdorazowego przeprowadzania badań wstępnych zatrudnianych pracowników. A mianowicie, wg tej nowelizacji badaniom wstępnym nie będą podlegały osoby: -przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, jeżeli pracodawca zatrudni taką osobę w ciągu 30 dni od rozwiązania poprzedniej umowy.

3.  Szkolenia BHP

Wg art. 237 kodeksu pracy przed przystąpieniem do pracy i podpisaniem umowy o pracę pracownik musi przejść szkolenie BHP- wstępne i dotyczące stanowiska pracy. Pracownik jest obowiązany potwierdzić na piśmie zapoznanie się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
Szkolenie pracowników jest przeprowadzane w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
Takie szkolenie może zorganizować sam pracodawca albo uprawnione do tego osoby. Sam pracodawca może przeprowadzić takie szkolenie tylko wtedy gdy posiada ukończony specjalny kurs zakończony certyfikatem lub zaświadczeniem. I gdy zatrudnia do 10 pracowników lub 20 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane jedynie wówczas, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

4. PIP i sanepid

Wg kodeksu pracy ( art. 209 kp ) w chwili rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej pracodawca jest zobowiązany do przekazania właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy pisemnego zawiadomienia o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. Informację tę należy przekazać do PIP w ciągu 30 dni. Z tym, że początkiem biegu 30 -dniowego terminu będzie zatrudnienie pierwszego pracownika na podstawie umowy o pracę. Obowiązek powiadomienia inspektora pracy nie dotyczy firm, które nie zatrudniają pracowników, czyli firm u których praca jest świadczona tylko na podstawie umów cywilnoprawnych. Informację taką przekazujemy w dowolnej formie pisemnej. Można przekazać do PIP również drogą elektroniczną, przy pomocy e- formularza. Formularz zgłoszeniowy znajdziemy na stronach PIP. Ale możliwość elektronicznego zgłaszania rozpoczęcia działalności dotyczy wyłącznie nowych pracodawców oraz pracodawców aktualizujących dane, które już wcześniej przesłali do PIP poprzez e- formularz.
Każdy pracodawca, który rozpoczyna swoją działalność, jest też obowiązany w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności, czyli od zatrudnienia pierwszego pracownika zawiadomić na piśmie właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. Zawiadomienia takiego dokonuje też w razie zmiany miejsca, rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, albo zmiany technologii lub profilu produkcji, jeżeli zmiana technologii może powodować zwiększenie zagrożenia dla zdrowia pracowników. Zgłoszenia do Sanepidu pracodawca dokonuje na specjalnym formularzu. Jest on dostępny na stronach lub oddziałach Sanepidu.
Artykuł pokrewny:
Państwowa Inspekcja Pracy

Ważne zmiany od 2013

Ważne zmiany wprowadziła Ustawa z dnia 9 listopada 2012 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw – Dz.U. z 2013 r. poz. 2. a mianowicie nowelizacja ta  uchyliła art. 209 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94).

Wprowadzona nowelizacja wprowadziła to,  że od 17 stycznia 2013 r. pracodawcy rozpoczynający działalność  gospodarczą nie muszą już zgłaszać faktu zatrudniania pracowników do Państwowej Inspekcji Pracy i Państwowej Inspekcji Sanitarnej. W związku z wejściem tej ustawy został wykreślony z Kodeksu pracy art. 209 paragraf od 1 do 4. który zobowiązywał pracodawcę do złożenia odpowiednich zgłoszeń do PIP i PIS w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności, a niezgłoszenie było wykroczeniem, za które groziła kara grzywny.
Wprowadzone zmiany obejmują nie tylko nowe firmy ale też te działające od dawna.

5. Obowiązek wobec ZUS przy zatrudnianiu pracownika

Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do ZUS w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od daty zatrudnienia. Obowiązek ten dotyczy zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego osoby zatrudnionej. Zgłoszenia dokonujemy na druku -ZUS ZUA.

Pracodawca powinien zgłosić pracownika do następujących ubezpieczeń:

  • emerytalnego
  • rentowego
  • chorobowego
  • wypadkowego
  • ubezpieczenia zdrowotnego.

Pracodawca zobowiązany jest także do opłacania składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Tabela obrazuje wysokość poszczególnych składek oraz zasady ich finansowania:

Rodzaj ubezpieczenia

Stopa składki finansowana przez pracodawcę

Stopa składki finansowana przez ubezpieczonego

Emerytalne

9,76 proc.

9,76 proc.

Rentowe

4,5 proc.

1,5 proc.

chorobowe

-

2,45 proc.

Wypadkowe

1,67 proc.

-

zdrowotne

-

9,00 proc.

Fundusz pracy

2,45 proc.

-

FGŚP

0,10 proc.

-

-stopa ubezpieczenia wypadkowego dla płatników zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 ubezpieczonych.
Do obowiązków pracodawcy należy nie tylko zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń, ale także comiesięczne obliczanie, potrącanie, rozliczanie oraz wpłacanie składek na odpowiednie konto w ZUS. Ponadto co miesiąc należy przesłać do ZUS odpowiednią deklarację rozliczeniową wraz z imiennymi raportami miesięcznymi. Wszystko to należy wykonać w terminie do 15 dnia następnego miesiąca.

Pracownika rozliczamy na deklaracji ZUS DRA oraz raportach miesięcznych:

  • Raport ZUS RCA – jest miesięcznym raportem w którym podaje się odprowadzone składki na ubezpieczenia społeczne pracownika za dany miesiąc.
  • Raport ZUS RSA – jest raportem miesięcznym mówiącym o okresie przerwy w opłacaniu składek oraz wypłaconych świadczeniach. Podaje się w nim okres od kiedy do kiedy było wypłacane wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy, liczbę dni, wypłaconą kwotę oraz kod świadczenia przerwy.

Co miesiąc od pracodawcy pracownik powinien otrzymać raport miesięczny ZUS RMUA lub inny dokument poświadczający opłacanie składek do ZUS i NFZ ( od stycznia 2009 roku można go również przekazywać drogą elektroniczną ).

Ważne!

W przypadku zmiany bądź korekty danych ubezpieczonego pracodawca powinien również w terminie 7 dni od daty zaistnienia tych zmian lub wykrycia błędu – dokonać stosownej zmiany/korekty zgłoszenia.
Zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej zgłasza się na formularzu ZUS ZUA.
Natomiast formularz ZUS ZIUA wypełnia się w przypadku gdy uległy zmianie lub wymagają korekty dane identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. numer PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, imię pierwsze, data urodzenia), podane w bloku III formularza ZUS ZUA.

Artykuł pokrewny:

6. Ewidencja czasu pracy

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika. Pracodawca zobowiązany jest do założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:
-pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,

  • dyżury,
  • urlopy,
  • zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
  • w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Pracodawca do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Artykuły pokrewne:

7. Ewidencja wynagrodzeń

Pracodawca dla każdego pracownika powinien założyć i prowadzić imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą.
Powinien prowadzić też kartę przydziału:
-odzieży i obuwia roboczego,
-środków ochrony indywidualnej,
-wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Artykuł pokrewny:

8. Akta osobowe

Przepisy zobowiązują pracodawców do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obowiązek ten jest szczególnie istotny ze względu na jego dowodowe znaczenie w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy. Zasady, jakimi należy się kierować przy prowadzeniu teczek pracowników, są szczegółowo określone. Pełny wykaz dokumentów, których pracodawca może żądać od osoby podejmującej pracę w jego firmie zawiera – Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Artykuł pokrewny:

9. Choroby zawodowe

Oprócz akt osobowych pracodawca powinien prowadzić dokumentację dotyczącą:
-podejrzeń o choroby zawodowe,
-chorób zawodowych,
-wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy,
-a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Artykuły pokrewne:

Małgorzata Michalak

comments powered by Disqus
Archiwum bloga
Pobierz blog na telefon