Akta osobowe pracownika


Nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem, za które pracodawca może zostać ukarany grzywną. Przepisy zobowiązują pracodawców do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obowiązek ten jest szczególnie istotny ze względu m.in. na jego dowodowe znaczenie w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy. Zasady, jakimi należy się kierować przy prowadzeniu teczek pracowników, są szczegółowo określone . Akta te składają się z 3 części: A, B i C. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; oraz każda części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.

W tej części należy przechowywać m.in.:

  • wypełniony kwestionariusz,
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiegał się o zatrudnienie,
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwo ukończenia gimnazjum w razie ubiegania się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów prawa.

Można w niej przechowywać: podanie o przyjęcie do pracy, ewentualnie ankietę pracodawcy opracowaną dla potrzeb rekrutacji, oraz dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, wcześniejsze świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie oraz dokumenty będące podstawą do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Część B -nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia
W tej części gromadzi się dokumenty m.in. takie jak :

  • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków,
  • zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
  • w przypadku  wykonywania pracy w formie telepracy: pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień zawiązanych z rodzicielstwem,
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • świadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
  • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w związku z uprawnieniami macierzyńskimi,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
  • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego weekendowego systemu czasu pracy,
  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
  • korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
  • informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

W części C należy przechowywać m.in.:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz inne dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym np. dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
comments powered by Disqus
Archiwum bloga
Pobierz blog na telefon