Ryczałt samochodowy dla pracownika


Pracownik może wykorzystywać do celów służbowych swój prywatny samochód. Koszty jego używania mogą być mu zwrócone w formie ryczałtu lub na podstawie kilometrówki.

Ryczałt

Aby otrzymać zwrot kosztów w formie ryczałtu pracownik musi najpierw zawrzeć umowę cywilnoprawną z pracodawcą.

Ryczałt obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu oraz miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

Stawki za 1 km przebiegu uzależnione są od pojemności skokowej silnika. Nie mogą być one wyższe niż:

pojemność skokowa silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
pojemność skokowa silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.
Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Przy jego określaniu brana jest pod uwagę liczba mieszkańców w gminie lub mieście, w którym jest zatrudniony pracownik. Limit ten nie może przekroczyć:

do 100 tysięcy mieszkańców – 300 km,
przy liczbie mieszkańców od ponad 100 tysięcy do 500 tysięcy – 500 km,
przy ponad 500 tysiącach mieszkańców – 700 km.

Maksymalne kwoty ryczałtów wynoszą:

Limit kilometrów Pojemność silnika do 900 cm3 Pojemność silnika powyżej 900 cm3
300 km 156,42 zł 250,74 zł
500 km 260,70 zł 417,90 zł
700 km 364,98 zł 585,06 zł

Zwrot kosztów następuje po uprzednim złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać następujące elementy: dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny), ilość dni nieobecności pracownika w danym miesiącu oraz ilość dni w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę tak ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika oraz za każdy dzień roboczy, w którym nie dysponował on pojazdem służbowym bez względu na faktyczną ilość dni w miesiącu.

Wypłacona kwota ryczałtu stanowi koszt uzyskania przychodu pracodawcy, ale tylko do wysokości limitu podanego w tabeli. Kwota ta stanowi jednocześnie przychód pracownika i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Nie jest ona oskładkowana.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Zwrot kosztów za używanie samochodu będącego własnością pracownika może także nastąpić, jak już wcześniej wspomniano, na podstawie tzw. kilometrówki. Warunkiem koniecznym do jego uzyskania jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu przez pracownika, która na koniec miesiąca zostaje potwierdzona przez pracodawcę.

Ewidencja przebiegu, o której mowa, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko i imię, adres zamieszkania osoby używającej pojazd, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km, sumę wynikającą z przemnożenia kilometrów i stawki oraz podpis pracodawcy i jego dane.

Zwrot ustala się jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, która jest taka sama jak przy ryczałcie. Wypłacone pracownikowi z tego tytułu kwoty są kosztem uzyskania przychodu pracodawcy, ale tylko do wysokości limitu podanego wyżej w tabeli. Kwota ta stanowi jednocześnie przychód pracownika i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, natomiast nie jest ona oskładkowana.

  • Katarzyna Budzińska-Gałan

    Nie ma takiego obowiązku. Musi to wynikać z umowy. Dodatkowo kwota ta stanowi przychód w ramach umowy zlecenie i podlega opodatkowaniu.

  • Magdalena Turowska

    Jestem zatrudniona na umowę zlecenie, aby wykonywać pełny zakres obowiązków muszę korzystać z własnego samochodu. Czy zleceniodawca ma obowiązek zwrotu kosztów związanych z użytkowaniem samochodu prywatnego. Jeśli tak to proszę o podanie odpowiedniego paragrafu.

  • Katarzyna Budzińska-Gałan

    Każda kwota wypłacona pracownikowi z tytułu używania przez niego samochodu prywatnego w jazdach lokalnych stanowi jego przychód i podlega opodatkowaniu. Kwoty wypłacone ponad ministerialny limit są przychodem pracownika, ale nie są kosztem dla pracodawcy.

  • Beata Bak

    czy istnieje jakaś kwota zwolnienia przychodów do opodatkowania pracownika z tytułu uzyskania zwrotu za jazdę lokalną samochodem prywatnym? czy każda złotówka przychodu podlega opodatkowaniu?

  • Joanna Zalewska

    Przedstawiaone zasady odnoszą się także do samochodów prywatnych wykorzystywanych przez zleceniobiorców.

  • Wojciech Bucior

    Czy przy umowie-zleceniu obowiązują te same zasady?

Archiwum bloga
Pobierz blog na telefon