Blog ekspercki iFirma.pl - Księgowość internetowa

Często osoby prowadzące firmę, szczególnie na początku jej istnienia nie chcą wynajmować na jej potrzeby oddzielnego lokalu tylko przeznaczają część mieszkania (domu) na prowadzenie działalności. W tym momencie pojawia się zasadnicze pytanie, czy i jakie koszty związane z utrzymaniem części mieszkania przeznaczonego na działalność mogą być kosztem firmy?

Jednoosobowa działalność usługowa prowadzona w domu.
Często osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą o profilu usługowym (tłumaczenia, programowanie, prace biurowe itp.) zastanawiają się czy muszą zgłaszać przystosowanie mieszkania lub domu na potrzeby lokalu użytkowego?
Odpowiedź brzmi nie. Działalność o charakterze biurowym nie wymaga zgłoszenia, a tym bardziej działalność prowadzona jednoosobowo. Jednak jeżeli przedsiębiorca chce zaliczać w koszty opłaty ponoszone za cześć mieszkania lub domu przeznaczoną na działalność gospodarczą to wtedy musi ten fakt zgłosić w Urzędzie Miejskim czy Spółdzielni Mieszkaniowej w zależności od typu własności mieszkania.

Z czym wiąże się zgłoszenie do Urzędu Miejskiego lub Spółdzielni Mieszkaniowej? Jeśli mieszkanie lub dom jest własnościowe, zgłoszenie działalności prowadzonej w domu skutkuje podniesieniem podatku od nieruchomości opłacanego raz w roku, podatek gruntowy pozostaje bez zmian. Dla przykładu we Wrocławiu podatek od nieruchomości w roku 2009 wynosi 0,54 gr za metr kwadratowy dla części mieszkalnej. Dla części mieszkania przeznaczonej na cele działalności gospodarczej jest to już 18,22 zł za metr kwadratowy.
Jeśli mieszkanie w którym wydzielamy jego część do prowadzenia działalności jest mieszkaniem spółdzielczo – własnościowym i fakt prowadzenia działalności w wydzielonej części mieszkania powinien zostać zgłoszony do spółdzielni mieszkaniowej. Spółdzielnia za część przeznaczoną na firmę podwyższy czynsz. Z reguły stawka jest taka sama jak dla pobliskich lokali użytkowych będących własnością spółdzielni mieszkaniowej.

Zmiana sposobu użytkowania nieruchomości
Jeżeli w posiadanych lokalu zamierzamy rozpocząć działalność o bardziej absorbującym charakterze niż praca biurowa, lub wymagającą adaptacji lokalu do nowych potrzeb musimy wystąpić do Starosty o zgodę na zmianę sposobu użytkowania nieruchomości.
Przez zmianę użytkowania lokalu mieszkalnego lub jego części rozumie się podjęcie lub zaniechanie w obiekcie lub jego części działalności zmieniającej warunki bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotne, higieniczno – sanitarne, ochrony środowiska bądź wielkość lub układ obciążeń.
Organ, któremu zgłasza się przystosowanie mieszkania lub domu na potrzeby lokalu użytkowego każdorazowo, indywidualnie ocenia zmiany użytkowania lokalu.
Załatwianie sprawy jest opisane w Ustawie „Prawo Budowlane”
(Dziennik Ustaw rok 2006 nr 156 poz. 1118)

Zgłoszenia bezwzględnie muszą dokonać gabinety lekarskie, kosmetyczne, fryzjerskie, stomatologiczne, mały sklepik w wydzielonej części domu. Czyli wszystkie te rodzaje działalności, które nie mogą być prowadzone bez dokonania stosownych zgłoszeń i uzyskania odpowiednich zezwoleń sanitarnych. Również decydując się na prowadzenie firmy na większą skalę, zatrudniając choćby jednego pracownika we własnym mieszkaniu czy domu należy ten fakt zgłosić w starostwie.

Księgowanie kosztów eksploatacji lokalu mieszkalnego częściowo użytkowanego na potrzeby firmy.

Urzędy Skarbowe stoją jednogłośnie na stanowisku, że koszty wynikające z otrzymanych faktur za media mogą być zaliczane w koszty podatkowe firmy, w proporcji, którą stanowi stosunek powierzchni wykorzystywanej na działalność gospodarczą do całkowitej powierzchni mieszkania lub domu.
Faktura za telefon stacjonarny wystawiona na właściciela mieszkania również stanowią podstawę do zaliczenia w koszty, ale tylko rozmowy telefoniczne prowadzone w sprawach służbowych. Przeprowadzone rozmowy w sprawach służbowych dokumentuje się na podstawie bilingu z rozmów.
Innymi opłatami, które można zaliczyć w koszty proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej na działalność gospodarczą są:
podatek gruntowy,
podatek od nieruchomości,
wpłaty na fundusz remontowy,
opłaty za legalizację wodomierzy,
opłaty będące składnikami czynszu (wywóz śmieci, co, konserwacja instalacji gazowej, opłata eksploatacyjne).